O registro no RTD é sempre feito por meio da transcrição integral dos documentos, através de procedimento de digitalização (escaneamento) e microfilmagem do documento original.

Portanto, é guardada a imagem exata do documento original, o que permite a posterior emissão de certidões reproduzindo, de forma perfeita e integral, o conteúdo do documento registrado.

O registro no RTD tem o mesmo valor que o original e implica na guarda permanente da imagem do documento, com possibilidade de comprovação, a qualquer tempo, da existência, da data e do conteúdo do documento. Já a cópia autenticada é considerada cópia e, portanto, não tem o mesmo valor que o original.

Além disso, não é permitido aos tabeliães de notas a guarda dos documentos originais nem a posterior emissão de certidões reproduzindo o seu conteúdo. 

Para ter validade no Brasil, os documentos estrangeiros precisam ser registrados no RTD. 

Se o documento estiver redigido em língua estrangeira, deverá ser encaminhado para registro juntamente com sua tradução por tradutor público juramentado. 

Se o documento estiver escrito em duas línguas, sendo uma delas o português, o registrador poderá dispensar a tradução. 

Sem a tradução, é possível registrar o documento para mera conservação, mas esse tipo de registro não gera publicidade e, portanto, não serve para dar validade e eficácia ao documento no Brasil. 

Cuidando-se de documento público emitido por autoridade pública estrangeira (certidões emitidas por órgãos públicos, certidões notariais ou registrais, diplomas etc.), é necessário apresentar o apostilamento previsto na Convenção de Haia ou a consularização do documento. 

Se não houver Apostila de Haia nem consularização, o registro poderá ser feito se o interessado declarar que está ciente da ausência dessa formalidade. Nesse caso, poderá ocorrer recusas na aceitação do documento no Brasil.