O registro no RTD é sempre feito por meio da transcrição integral dos documentos, através de procedimento de digitalização (escaneamento) e microfilmagem do documento original.
Portanto, é guardada a imagem exata do documento original, o que permite a posterior emissão de certidões reproduzindo, de forma perfeita e integral, o conteúdo do documento registrado.
O registro no RTD tem o mesmo valor que o original e implica na guarda permanente da imagem do documento, com possibilidade de comprovação, a qualquer tempo, da existência, da data e do conteúdo do documento. Já a cópia autenticada é considerada cópia e, portanto, não tem o mesmo valor que o original.
Além disso, não é permitido aos tabeliães de notas a guarda dos documentos originais nem a posterior emissão de certidões reproduzindo o seu conteúdo.
Para ter validade no Brasil, os documentos estrangeiros precisam ser registrados no RTD.
Se o documento estiver redigido em língua estrangeira, deverá ser encaminhado para registro juntamente com sua tradução por tradutor público juramentado.
Se o documento estiver escrito em duas línguas, sendo uma delas o português, o registrador poderá dispensar a tradução.
Sem a tradução, é possível registrar o documento para mera conservação, mas esse tipo de registro não gera publicidade e, portanto, não serve para dar validade e eficácia ao documento no Brasil.
Cuidando-se de documento público emitido por autoridade pública estrangeira (certidões emitidas por órgãos públicos, certidões notariais ou registrais, diplomas etc.), é necessário apresentar o apostilamento previsto na Convenção de Haia ou a consularização do documento.
Se não houver Apostila de Haia nem consularização, o registro poderá ser feito se o interessado declarar que está ciente da ausência dessa formalidade. Nesse caso, poderá ocorrer recusas na aceitação do documento no Brasil.
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